Нормативно-правовые документы школы

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

1. Совещание

   Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

   Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.

   В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения. 

2. Заседание

   Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.

   Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.

   Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.

   Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

   Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.

3. Собрание 

   Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.

   Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

   Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Как вести протокол совещания: правила и нюансы

1. Правила проведения совещания следующие:

• Сотруднику, ответственному за оформление протокола, предоставляется полный список всех участников собрания.
• Выступающие заранее готовят доклады по тем вопросам, которыми они непосредственно занимаются в ходе своей профессиональной деятельности.
• Проводящему совещание выдаются копии докладов или тем, принятых к обсуждению, с целью ускорения процесса заполнения протокола.
• Секретарь собрания регистрирует всех участников. Для удобства можно использовать систему записи при входе в конференц-зал: так повышается качество фиксации и ускоряется процесс переписи сотрудников.

Когда в собрании участвует большое количество человек, регистрацию могут проводить сразу несколько работников. Заполнять протокол также допустимо совместно.

До начала собрания утверждается регламент проведения совещания и вывешивается на видном месте, чтобы все могли с ним ознакомиться.

2. Нюансы заполнения протокола совещания

Заполняя форму протокола совещания, важно учитывать следующее:

• В данном документе не фиксируют прямую речь выступающих.
• Стиль изложения должен быть деловым, без эмоциональной окраски и личных комментариев.
• Предложения сотрудников необходимо записывать обезличенно, в общем смысле.
• Указывать нужно только те решения, которые были одобрены руководством.

Если директор организации захочет получить пояснения по определенному предложению, он сможет уточнить их непосредственно у сотрудника, а не в протоколе совещания.

Дословно приводить чьи-то высказывания также не нужно. Достаточно передать суть выступления сотрудника.

В результате, заполненный протокол должен содержать следующую информацию:

• Основные темы совещания.
• Вопросы, вынесенные на обсуждение.
• Принятые решения по проблемам.

Отметим, что всё же бывают случаи, когда фиксировать доклады и предложения важно довольно подробно. Обычно это обговаривается заранее, если информация касается особенно важных вопросов, обсуждаемых на заседании.. Петр Осипов о развитии | Бизнес Молодость | 5 ПРИЧИН твоего низкого результата и 5 решений!

Петр Осипов о развитии | Бизнес Молодость | 5 ПРИЧИН твоего низкого результата и 5 решений!

Сведения о персональном составе педагогических работников

МБОУ «СОШ №14»  на 2012 — 2013 учебный год.

    Директор МБОУ «СОШ № 14»                                     И.А.Костина                                              

Разновидности регламентов

Для управления организациями и упрощения стандартизации процедур менеджмента выпускаются специальные сборники регламентов. В них уже перечислены типовые наборы ситуаций, штатных и внештатных ситуаций, перечень вариантов действий и решений, общие правила урегулирования нарушений.

Например, таким известным сборником регламентов и распорядков является американская книга «Правил Роберта», выпущенная в 1876 году.

Существуют также технические регламенты, которые имеют статус нормативно-правовых актов. Они диктуют неукоснительные требования и обязательные к соблюдению параметры эксплуатации разных технических объектов.

Эти правила применяются по отношению к зданиям, постройкам, сооружениям, производствам и их процессам. На базе технических регламентов делается перевозка, реализация товаров и ресурсов, хранение, эксплуатация, утилизация.

Регламенты в РФ

В СССР действовала обширная система государственных стандартов, которая регулировала требования к выпуску различной продукции и обеспечивала таким образом безопасность потребителей. Но в 1990-х гг. система устарела, она совершенно не соответствовала новым рыночным и техническим условиям.

Будучи очень запутанной и сложной для понимания, система провоцировала формальное соблюдение выставленных требований к товарам и услугам. Несмотря на внедрение процедуры обязательной сертификации, несоответствий было очень много. Чаще всего успешное решение вопроса и сам процесс обеспечивался взяткой.

Вместо ГОСТов начали действовать несколько десятков регламентов, которые сделали решение многих вопросов обобщенными, упрощенными. В этих же регламентах упоминались правила маркировки, терминологии, требования к упаковке.

Также внутренние регламенты принимаются руководствами организаций всех уровней.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания — обсудить повестку дня и принять по ней решения.

Темы протокола совещания

Оформляя протокол совещания предприятия, в нем указывают:

• пути устранения текущих проблем в деятельности фирмы;
• цели стратегического развития;
• методы антикризисного управления компанией;
• варианты распределения доходов предприятия;
• основные направления инвестирования свободных средств организации;
• вопросы управления кадрами, ресурсами, финансами и т. д.

Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива. Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг.