Деловые совещания: организация и проведение

Как правильно провести совещание на работе?

Помните о правиле синергии.

Не появится ничего нового и полезного в том случае, если вы будете просто говорить, а другие будут слушать.

Совещание проводится с целью выявления проблемных мест в организационной структуре предприятия. Тут же на месте можно совместными усилиями и решить 90% проблем. Синергия означает, что все высказываются и пытаются найти наиболее простой путь решения существующей проблемы.

Второй важный пункт – понятность.

Сотрудники должны понимать то, что от них хочет руководство. Управленцы, в свою очередь, должны слушать и слышать то, что говорят их подчиненные. К минимуму сводится специфическая терминология.

Сплоченность.

На совещание собираются не ради пустых разговоров, а чтобы совместными усилиями выявить эффективное решение. Хорошее совещание напоминает тренинг по командообразованию. Только в роли ведущего не тренер сторонней компании, а свой человек.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Важные моменты

Важно запомнить, что любое совещание имеет два главных этапа – это подготовка к нему и само его проведение. Первый этап включает определение актуальности проведения делового сбора, обозначаются задачи, главные и второстепенные цели, формируется перечень участников и докладчиков, подготавливаются доклады, презентации и отчет согласно тематике или ранее определенной повестке дня

Второй этап предполагает реализацию ранее намеченного хода проведения совещания, заслушивание докладов и обсуждение текущих и стратегических вопросов.

Если во время такого делового общения необходимо решить, что и кому делать из сотрудников, то можно выделить третий этап – принятия решений. Как правило, решения определяет председатель, возглавляющий совещание, исходя из своих усмотрений или же путем обсуждения или коллективного голосования.

Общие правила проведения делового совещания

Существует несколько общих правил, которые помогут сделать деловые совещания эффективными и направленными на решение поставленной задачи, а не на межличностные отношения:

1. Надо определиться с тем, какое это совещание — плановое, внеочередное — и какова его цель.

2. К совещанию надо готовиться заранее. Инициатор и ведущий показывает пример другим и задает тон. При этом надо не только самому готовиться, но и заранее сообщить участникам, что от них требуется. Если совещание внеочередное, следует направить информацию о дате и времени в письменном виде (используя внутреннюю сеть, например).

Если же информация передается устно, надо убедиться, что сотрудники ее услышали.

3. Приглашать стоит только тех, чье присутствие имеет смысл, при этом участники должны понимать, какой смысл это для них имеет.

4. Каждый приглашенный должен иметь возможность высказаться, а задача ведущего — понять и зафиксировать основные моменты высказывания.

5. Самая сложная задача — направлять дискуссию в нужное русло и делать это корректно.

6. По окончании совещания надо подвести итоги и наметить планы на будущее. И конечно, эти планы выполнять.

Организатор при подготовке совещания может заполнить специальный проверочный лист:

· Дата и время:___________________________________________________

· Что это за совещание: (плановая регулярная встреча, подведение итогов, обсуждение стратегических задач, обсуждение текущей задачи, решение проблемы, срочный жизненный вопрос, другое)______________________

· Какова цель совещания?_____________________________

· Можно ли решить задачу, не прибегая к совещанию? (Да? Нет?)

· Кто будет присутствовать?_______________________

· Важно ли присутствие каждого на совещании? (Да? Нет?)

· Должен ли каждый из них подготовиться к совещанию и как?___

· Как информировать о совещании?____________________

· Представлена им повестка дня? (Да? Нет?)

· Надо ли предоставить заранее какие-либо документы? (Да? Нет?)

· Достаточно ли выделено времени для обсуждения всех вопросов? (Да? Нет?)

· Какой результат от совещания ожидается?_______________

План проведения совещания

Очень важно придерживаться плана. Без него группе людей очень сложно прийти к решению

Как правило совещание не длится больше 2-х часов. В некоторых международных компаниях отводится не более 1 часа на совещание и решение вопроса. На деле все зависит от масштаба проблемы. Иногда приходиться сидеть в комнате для переговоров целый день. Например, если решение вопроса зависит не от вас или ваших сотрудников, а от сторонних компаний, государственных органов.

Совещание на работе должно начинаться в назначенное время. Лучше всего, если люди заранее знают то, о чем пойдет речь. В этом случае можно будет послушать отчеты ответственных лиц. Руководителю выделяется функция модератора и куратора

Важно, чтобы обсуждение шло в запланированном русле, а сотрудники не боялись высказываться по определенным вопросам

Примерный план совещания на работе:

1. Повестка дня. Краткое объяснение того, зачем все собрались.
2. Конкретная постановка задачи сотрудникам.
3. Озвучивание правил проведения совещания. Например, вы уточняете, что нельзя перебивать друг друга.
4. Краткий план проведения совещания. Люди должны понимать, сколько у них времени и на какой период они собираются. Совещание не должно тормозить работу всего предприятия.
5. Цель и решение, к которому все должны прийти. Решение может быть промежуточным. В то же время на данный момент оно должно решать поставленные задачи. Не имеет смысла собираться на совещания каждый день, если общие собрания ничего не дают.

Как часто нужно проводить деловые совещания?

В каждой компании руководство решает это по своему усмотрению. Конечно же, совещания не нужно проводить каждый день. В то же время многие компании по утрам планируют небольшие пятиминутные планерки, которые также можно назвать совещаниями. Если компания работает с огромным потоком заказов и клиентов, то непредвиденные ситуации могут возникать каждый день. Чтобы ситуация не стала критичной и не вышла из-под контроля, сотрудников собирают ежедневно и выясняют текущее положение дел.

Однако компаниям, у которых налажена работа и все процессы более-менее понятны достаточно проводить совещания с сотрудниками 1 раз в неделю или 2-3 раза в месяц.

Какие сотрудники должны присутствовать на совещаниях?

Все зависит от того, какой тип совещания стоит на повестке дня. Например, торговой компании могут потребоваться ежедневные учебные совещания для новых продавцов. В такого рода собраниях принимают участие не все, а только консультанты, торговые представители и супервайзеры, мерчендайзеры.

Правила проведения совещаний. Несколько советов по организации процесса

Подготовка и проведение делового совещания не должны ложиться на плечи руководителя.

Если компания совсем маленькая, то организацией и оповещением сотрудников могут заниматься владельцы бизнеса, но в средних компаниях обычно это обязанность секретаря, помощника руководителя или ответственного за определенное направление человека.

Для эффективной работы на совещаниях ответственное лицо должно:

• организовать презентацию,
• подготовить раздаточные материалы,
• проконтролировать то, чтобы все помнили про проведение совещания.

Также очень важно заранее разослать напоминания людям. Не планируйте совещания посреди рабочего дня, когда сотрудники собрались на обед

Также не стоит переносить решение важных вопросов на вечер, особенно на вечер пятницы, когда все хотят поскорее справиться с текущими делами и уйти домой.

Подготовка и проведение делового совещания — важная часть работы. Но такие встречи призваны в первую очередь улучшить работу компании, а не забрать время, которое можно использовать с пользой. Помните об этом!

Зачем нужна планерка

Планеркой называют короткое собрание сотрудников для обсуждения текущих проблем и результатов работы. Подобные встречи проводят с целью мониторинга трудностей, возникших в деятельности компании, и контроля сложившейся ситуации. Способы решения проблем при этом обычно не обсуждаются, иначе планерка продлится гораздо дальше, а её темой станет конкретный вопрос.

Основные моменты, которые руководитель обычно разбирает совместно с сотрудниками:

• какой объем работы выполнили вчера (за последние два дня, за прошедшую неделю), почему;
• что и по каким причинам сделать не получилось;
• план на сегодня (следующие два дня, будущую неделю), ожидаемые результаты.

Следует добавить, что от планерок во многом зависит то, насколько персонал организации будет лоялен. Считается, что лояльность (верность) работников формируется за счет зарплаты и других материальных благ. Конечно, все эти факторы играют важную роль. Однако настоящую верность купить невозможно. Зато её уровень вполне можно повысить с помощью планерок, ведь лояльность появляется при условии правильного общения.

Планерки позволяют снизить разобщенность и разрушить барьеры между разными отделами организации. Благодаря им всё происходящее в компании (трудности, задачи, планы) становится ближе и понятнее для работников, а заинтересованность и мотивация людей увеличиваются. Очевидно, что сотрудник, не знающий или не понимающий своих задач на ближайшее время, показателей эффективности своей работы, а также краткосрочных и долгосрочных целей организации, вскоре утратит мотивацию. А это приведет к потере управляемости и ухудшению результатов его работы.

Но когда руководитель грамотно проводит планерку, сотрудники отлично понимают, что и почему происходит в самой компании и даже в каждом её отделе. Они разделяют или совместно решают проблемы, радуются общим достижениям. Подобные качества формируют командный дух и лояльность. А получить их можно как раз на совещании.

Как проводить планерку с подчиненными? Если вы сумеете грамотно организовать обсуждение, то сможете эффективно мотивировать и стимулировать работников организации на решение ежедневных задач и достижение нужных результатов. Планерка — это идеальный инструмент формирования командного духа, позволяющий получить обратную связь от персонала и скорректировать план нововведений

Следует добавить, что в период внедрения в компанию каких-либо изменений данное мероприятие приобретает особую важность

Чтобы понять, насколько эффективно было проведено совещание, нужно оценить его результаты. Планируйте, получайте обратную связь, разрешайте спорные ситуации, собирайте или распространяйте новые сведения и т. п. Когда руководители или персонал воспринимают планерку как напрасно потраченное время, это означает, что она была неправильно и неэффективно организована.

Формы совещаний

Руководитель, управляющий компанией, отделом, который видит в совещаниях средство взаимодействия с сотрудниками, найдет нужные механизмы для организации оптимальной работы через различные формы совещаний. Любой руководитель не только имеет право,  но и должен доверить проведение некоторых совещаний сотрудникам, компетентным в данном вопросе, подобное делегирование полномочий избавит его от лишних обязанностей, но и будет способствовать самоорганизации коллектива.

Существует несколько форм совещаний, каждая из которых может решить узкие или, наоборот, широкие задачи. Выбор подходящий формы – главное требование к организатору совещания.

Традиционная форма подачи материала – доклад – удобна для начального или финального информирования о деятельности компании, отдела, сотрудника.

Несмотря на то, какой материал излагает докладчик:

• описывает проблемную ситуацию или вопрос,
• представляет проект,
• презентует новую форму работы,
• читает отчет о завершившемся проекте,
• очерчивает причины неудачного проекта,

к нему предъявляются одинаковые требования: соблюдение регламента (желательно не более 7 минут), наличие наглядности (таблицы, схемы, презентации), выигрышно выглядят те доклады, автор которых подготовил материалы, которые можно было бы изучить заранее, а также автор доклада должен быть готов и к дополнительным вопросам, критике и обсуждению деталей.

Обмен мнениями – более сложная форма работы с точки зрения организации, построенная на обмене информацией, возможной дискуссии, поиске решения. Обмен мнениями позволяет видеть целостную картину, разноречивые позиции, так как каждый из участников по очереди должен выказать свое мнение по поводу. Лимит выступления ограничен 2-3 минутами, поэтому подготовка каждого выступающего должна быть более внимательной: необходимо сообщить не только позицию, но и веские аргументы в её защиту.

Обсуждение – это форма совещания, которая обычно сочетается с докладом или обменом мнениями, если обмен мнениями требует высказаться всех участников совещания, то в обсуждении могут участвовать те, у кого есть конкретные вопросы, критика. Для одного или двух участников обсуждения спорные моменты могут потребовать детального разбора, тогда возможна дискуссия, чтобы вопрос оказался решенным.

Другая совместная форма поиска решений – мозговой штурм. Он отличается возможной хаотичностью в поиске идей, формулировании возможных решений и безоценочной позицией по отношению к каждой идее. Основная задача мозгового штурма – генерирование идей, даже самых абсурдных и невозможных. Практикуется в творческой среде, имеет массу секретов проведения, но может стать полезным и в деловом офисе, чтобы создать непринужденную атмосферу при поиске ответов на нестандартные вопросы. Он требует серьезной подготовки организатора, верного окончания, которое бы хаос мыслей привело к оптимальному и продуктивному решению вопроса.

Планерка – это такая форма совещания, которая основной целью ставит четкое планирование и контроль за исполнением распоряжений. Организатором в данном случае выступает руководитель для подчиненных. Особенность их проведения – регулярность, соблюдение субординации, жесткость требований и краткость. Другая форма, близкая к планерке, –  мотивационное совещание, основная задача которого – психологически настроить сотрудников на работу, в ходе подобного совещания также раздаются роли и описываются задачи. Мотивационные совещания нередко опираются на нематериальную мотивацию сотрудников.

Правила поведения людей на совещании

деловой совещание поведение руководитель

Эффективность совещания зависит во многом от соблюдения определенных правил поведения людей при обсуждении. Совещания проходят более оперативно и конструктивно, когда его участники информированы о правилах поведения в процессе делового взаимодействия.

5.1 Правила поведения руководителя совещания

Сформируем правила поведения для руководителя:

— начать совещание вовремя;

— сообщить о регламенте;

— согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

— назначить ответственного за регламент и протокол;

— предупредить о снятии выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений;

— если используется критика, то требовать ее конструктивности (называть конкретные факты и причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка);

— жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечит отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

— регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

— соблюдать корректность дискуссии;

— использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

— подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

5.2 Правила поведения участников совещания

— представлять себя в своих высказываниях;

— говорить «Я» вместо «Мы» или безличной формы;

— если задается вопрос, необходимо сказать, сказать с какой целью он задается и почему это важно прояснить;

— целесообразно после прослушанной информации ставить вопросы: на уточнение, на понимание, на развитие и на отношение;

— не рекомендуется на совещаниях использовать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, они провоцируют конфликты и заряжают людей отрицательной энергией, становятся причиной ухода от проблемы;

— высказывания должны быть конкретными, мысли — изложенными ясно, выступающие должны выдвигать новые идей, отстаивать личную точку зрения, быть терпеливыми к инакомыслию;

— рекомендуется воздерживаться, насколько возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей;

— не делать неоправданных обобщений;

— говорить не о поступках и мыслях других, а о своем восприятии этих поступков и мыслей, т.е формулировать суждения на языке «Я-сообщений», а не «Вы-утверждений», например вместо «Вы вот тут ошиблись», сказать «Мне кажется, что здесь вкралась ошибка….».

Виды и классификация

Совещание, как вид делового общения, может иметь различную форму проведения, от чего зависит его тематика и перечень присутствующих должностных лиц.

Следует выделить основную классификацию совещаний:

1. Область принадлежности. Здесь можно выделить такие виды совещаний, как административные (которые предусматривают обсуждение проблемных вопросов), научные (семинары и конференции, целью которых является обсуждение актуальных научных вопросов), политические (предусматривающие собрание членов каких-либо политических партий и движений) и смешанные типы.
2. Масштаб. Здесь выделяют международные, где привлекаются специалисты из других стран или зарубежные партнеры, национальные, региональные, а также городские.
3. Регулярность. В любом формате совещания могут быть постоянно действующими или же периодическими.
4. По месту дислокации — местные или выездные.

А также все виды совещания можно поделить следующим образом:

1. Инструктивные, предусматривающие директивный формат проведения, где вышестоящий руководитель доносит информацию непосредственно своим подчиненным, которая далее расходится и передается по вертикали власти. Чаще всего в ходе такой деловой коммуникации доносятся распоряжения генерального директора, которые могут значительным образом влиять на ход работы предприятия, а также это могут быть нормы поведения или важные нововведения.
2. Оперативные (диспетчерские). Цель проведения этого вида совещания – получение информации о положении дел в организации или на предприятии. Поток сведений в этом случае направлен от нижестоящих подчиненных к руководителям подразделений или генеральному директору. В основном на оперативных совещаниях рассматриваются вопросы о выполнении дорожных карт, плановых мероприятий, стратегических и оперативных планов. Важным отличием оперативного (диспетчерского) совещания от всех остальных является то, что проводятся они регулярно и имеют неизменный список участников. А также стоит отметить, что в ходе его проведения возможно отсутствие повестки дня.
3. Проблемные. Такое совещание созывается в случае экстренной необходимости принятия решения для выполнения задач в короткие сроки или для решения возникшей глобальной для предприятия проблемы.

Помимо всего вышеперечисленного, можно отдельно выделить один самый популярный вид производственного совещания – планерку. Как правило, такое мероприятие проводится ежедневно или один раз в неделю, на котором присутствует руководитель подразделения и непосредственные исполнители, которые получают задания на день и обсуждают ход их выполнения.

Темой собрания персонала предприятия на совещание может являться любой вид вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятия, а также ход обсуждения может быть посвящен изменениям внешней среды, в которой функционирует конкретная организация.

Эффективное совещание

Выделают 2 типа коммуникации на совещании: эффективный и экспрессивный.

Условия эффективного типа коммуникации: установление ролевого типа взаимодействия участников и результативность. Если участники видят в совещании продуктивную работу, то спокойно и адекватно выполняют роли модератора, секретаря, докладчика и признают роль руководителя совещания. Роль руководителя совещания может взять на себя начальник, так и любой член коллектива, тогда на его плечи ложатся управление совещанием и конечное решение.

Результатом совещания являются не только документ (приказ, распоряжение, протокол), но и действия сотрудников на основе выработанного в ходе совещания плана работы, а также управленческое решение. Не стоит забывать и о неком психологическом мнении участников совещания, удовлетворенности, неудовлетворенности совещанием. Правильные задачи, представления о способах и методах их решения, плюс верная мотивация – главный результат успешного совещания.

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

1. Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
2. Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
3. Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
4. Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
5. Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

Тему совещания нужно определить заранее

Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.

Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.

До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.

Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом

Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.

Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость