В чем заключается работа документоведа

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.

Недостатки профессии документоведа

Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.

Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

• составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
• систематизировать документооборот;
• организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
• заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
• сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
• передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
• наводить порядок во входящих документах;
• создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
• готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией

Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

• Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
• Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
• Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
• Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
• Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
• Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
• Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

1. «Документоведение».
2. «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании

Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

• Московский финансово-юридический университет.
• Донской технический госуниверситет.
• Иркутский госуниверситет.
• Воронежский институт экономики и социального управления.
• Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Преимущества профессии документоведа

Основным преимуществом профессии документоведа является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).

Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.

Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.

При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.

Обязанности документоведа

Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя

— составление, учет, хранение и контроль документов;

— систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;

— организацию оптимального документопотока внутри организации;

— организацию хранения и разработку классификаторов документации;

— сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;

— упорядочивание входящей документации;

— разработку стандартных форм и табелей документов;

— создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;

— подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.

Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.

Какими личностными качествами должен обладать документовед?

Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:

• внимательность;
• аккуратность;
• ответственность;
• усидчивость;
• терпеливость;
• грамотность;
• инициативность;
• креативность;
• эрудированность;
• исполнительность;
• дисциплинированность;
• организаторские способности;
• самоорганизованность.

Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.

В каком вузе Липецка можно получить профессию Документоведа

• от 31 960 / год
  Информация о стоимости года обучения предоставлена за 2020 год

  ЛипецкГосударственный

  педагогическое образование (с двумя профилями подготовки); профессиональное обучение (по отраслям); педагогическое образование и еще 22 направления

  Ср. балл ЕГЭ бюджет 2019от 42 бал.бюджет

  Ср. балл ЕГЭ платно 2019от 39.7 бал.платно

  Бюджетных мест 2020 686 мест бюджет

  Платных мест 2020 375 мест платно

  Средний балл ЕГЭ на бюджет в 2019 году от 42

  Средний балл ЕГЭ на платные места в 2019 году от 39.7

  Количество бюджетных мест в 2020 году 686

  Количество платных мест в 2020 году 375

  Что такое средний проходной балл

  Бакалавриат, специалитет

  6 подразделений

• от 44 462 / год
  Информация о стоимости года обучения предоставлена за 2020 год

  ЛипецкГосударственный

  строительство; экономика; документоведение и архивоведение и еще 46 направлений

  Ср. балл ЕГЭ бюджет 2019от 39.7 бал.бюджет

  Ср. балл ЕГЭ платно 2019от 39.7 бал.платно

  Бюджетных мест 2020 691 место бюджет

  Платных мест 2020 1 836 место платно

  Средний балл ЕГЭ на бюджет в 2019 году от 39.7

  Средний балл ЕГЭ на платные места в 2019 году от 39.7

  Количество бюджетных мест в 2020 году 691

  Количество платных мест в 2020 году 1 836

  Что такое средний проходной балл

  Бакалавриат, специалитет

  9 подразделений

Проф.ориентация

Выбрать обучение

Моя ли это профессия

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Требования к документоведу

Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

Преимущества дистанционной переподготовки

Выбирая курсы профессиональной переподготовки по специальности «Документовед» в МАСПК, вы получаете следующие преимущества:

• Возможность дистанционного обучения в любое удобное для вас время.
• Нет необходимости делать перерыв на месте работы.
• В то же время для желающих предлагается формат очного обучения.
• Занятия с известными преподавателями.
• Возможность разобраться в последних изменениях в законодательстве, касающихся документооборота.
• Выход на новый уровень профессиональной компетенции.
• Диплом о прохождении курсов и профпереподготовки, который, скорее всего, станет новой ступенью в вашем продвижении по карьерной лестнице.
• Комфортные цены.
• Возможность быть в курсе всех новых технологий, используемых в настоящее время в сфере документооборота.

На последнем пункте стоит остановиться отдельно. Постоянно появляющиеся технические новшества в области электронного документооборота помогают существенно оптимизировать работу с документами. Курсы профессиональной переподготовки МАСПК позволят вам разобраться в широком рынке программного обеспечения как отечественных, так и зарубежных разработчиков. Вместе с преподавателями вы разберёте несколько наиболее перспективных современных систем электронного документооборота. Каждая из них имеет широкие возможности настройки и донастройки под конкретные требования. Также вы узнаете, из каких источников удобнее всего черпать информацию о нововведения в юридической и законодательной части документооборота.

На этой странице вы можете рассчитать стоимость получения дополнительного образования по специальности «Документовед» в МАПСК. Цены зависят от количественного состава группы, количества учебных часов, а также от того, будет ли заключён договор об обучении от физического лица или от организации. 

ВАЖНО

Узнать подробную информацию и записаться на курсы вы можете по телефону 8-499-271-57-64 или через форму заявки.

Наша компания активно участвует в конкурсах и аукционах, размещаемых на основных электронных торговых площадках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Информация для заказчиков

Лицензии и сертификаты

Личные качества специалиста по документообороту

Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обучение и переподготовка документоведов

Программа дополнительного профессионального образования в области документооборота включает несколько разделов.

• Основные понятия и терминология, применяемые в документообороте, история развития.
• Общие правила документооборота.
• Системы документации.
• Движение документов в организации.
• Порядок хранения документации, её систематизация, обеспечение сохранности.
• Защита конфиденциальной информации.
• Архивное хранение документов, в том числе электронных.
• Документы по личному составу организации.
• Анализ документооборота и методы его рационализации.
• Информационные технологии в современном документообороте.
• Порядок уничтожения документов.

Слушатели получают доступ к учебным пособиям и учебно-методическим комплексам. Вы можете выбрать блок продолжительностью 252 часа, 512 часов или более чем 1000 часов. Обучение предполагает общение с преподавателями в режиме онлайн. После прохождения курсов профессиональной переподготовки обучающиеся сдают квалификационный экзамен и получают по его итогам диплом установленного образца.

Сфера распространения

Методические рекомендации по архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

О профессии Документоведа, которую можно получить в Липецке

Бакалавриат и специалитет2

Вузы2

Документоведы – это специалисты, владеющие культурой документа и умеющие не только грамотно составлять, оформлять документ, работать с ним, но и определять его ценность.

Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами. В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и

Документоведы – это специалисты, владеющие культурой документа и умеющие не только грамотно составлять, оформлять документ, работать с ним, но и определять его ценность.

Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами. В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.

Как будет меняться характер труда и востребованность профессии «Документовед» в будущем?

В недалеком будущем оцифровка всех библиотек и архивов с возможностью доступа к любой информации 24/7 из любой точки мира производит революцию в архивном и библиотечном деле. Библиотекари и архивариусы в их нынешнем виде исчезнут, но деятельность по управлению архивами перейдет в сетевые решения.

Развернуть

Где может работать документовед

Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:

— в органах власти, как местных, так и государственных; — в органах ведомственного управления; — в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах; — в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом; — в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.

Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.

О профессии Документоведа, которую можно получить в Москве

Бакалавриат и специалитет12
Магистратура4
СПО1

Вузы12

Колледжи1

Документоведы – это специалисты, владеющие культурой документа и умеющие не только грамотно составлять, оформлять документ, работать с ним, но и определять его ценность.

Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами. В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и

Документоведы – это специалисты, владеющие культурой документа и умеющие не только грамотно составлять, оформлять документ, работать с ним, но и определять его ценность.

Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами. В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.

Как будет меняться характер труда и востребованность профессии «Документовед» в будущем?

В недалеком будущем оцифровка всех библиотек и архивов с возможностью доступа к любой информации 24/7 из любой точки мира производит революцию в архивном и библиотечном деле. Библиотекари и архивариусы в их нынешнем виде исчезнут, но деятельность по управлению архивами перейдет в сетевые решения.

Развернуть

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕ

автор документа

архив

архив

архивохранилище

архивохранилище

бланк документа

вид документа письменного

видеограмма документа

виза документа официального

выделение документов к уничтожению

выписка архивная

гриф ограничения доступа к документу

гриф согласования

гриф утверждения

дата документа запретная

дата документа официального

дело

дело архивное

делопроизводство

деятельность архива научно-информационная

документ

документ архивный

документ аудиовизуальный

документ беловой

документ внутренний

документ временного хранения

документ входящий

документ графический

документ дублетный

документ изобразительный

документ иконографический

документирование

документ исходящий

документ личного происхождения

документ личный

документ машинописный

документ на машинном носителе

документооборот

документ организационно-распорядительный

документ отправляемый

документ официальный

документ письменный

документ подлинный

документ постоянного хранения

документ поступивший

документ рукописный

документ служебный

документ текстовой

документ черновой

документы архива учетные

доступ к архивным документам

дубликат документа

единица учета архивных документов

единица хранения архивных документов

заголовок дела

заголовок документа официального

зона формы документа унифицированной

индекс дела

индекс документа регистрационный

информация документирования

использование архивных документов

источник комплектования

карточка (архивного) фонда

карточка фондовая

каталог архивный

кинодокумент

коллекция архивная

комплектование архива

контроль исполнения документов

копия архивная

копия архивного документа страховая

копия документа

копия документа заверенная

лист (архивного) фонда

наименование документа

номенклатура дел

номер дела

номер документа регистрационный

носитель информации документированной

обеспечение сохранности документов

обеспечение управления документационное

обеспечение физико-химической сохранности документов

обзор архивных документов

объем документооборота

опись архивная

опись документов дела внутренняя

организация работы с документами

оформление дела

оформление документа

перечень документов со сроками хранения

подлинник документа официального

подпись

поле унифицированной формы документа служебное

правила документирования

прием документов на постоянное хранение выборочный

признаки документа внешние

проверка наличия дел

проверка состояния дел

профиль архива

публикация архивных документов

путеводитель по (архивным) фондам архива

регистрация документа

режим хранения архивных документов

резолюция документа

реквизит документа

реставрация архивного документа

сила документа юридическая

система документации

система документации унифицированная

система научно-справочного аппарата к документам архива

список (архивных) фондов

справка архивная

справка к архивному фонду историческая

справочник архивный

справочник межархивный

срок исполнения документа

срок исполнения документа индивидуальный

срок исполнения документа типовой

срок секретного хранения архивных документов ограничительный

старение архивного документа

табель унифицированных форм документов

текст документа официального

указатель (архивный)

УСД

УФД

учет архивных документов

учет централизованный государственный документов Архивного фонда

Российской Федерации

фонд архивный

фонд архивный групповой

фонд архивный комплексный

фонд архивный личного происхождения

фонд архивный объединенный

фонд Архивный Российской Федерации

фондирование документов

фонд документальный

фонд документов страховой

фонд пользования

фондообразователь

фотодокумент

форма документа унифицированная

формирование дела

формуляр документа

формуляр-образец документа

фотодокумент

хранение архивных документов

хранение архивных документов ведомственное

хранение архивных документов государственное

хранение документов депозитарное

хранение документов постоянное

ценность документа архивного

часть Архивного фонда Российской Федерации государственная

часть Архивного фонда Российской Федерации негосударственная

часть реквизита документа переменная

часть реквизита документа постоянная

экспертиза ценности документов

Ключевые слова: делопроизводство, документ, документационное обеспечение управления, хранение документов, архив

Документ

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.