Журнал учета выдачи архивных (дел) документов во временное пользование

Сроки хранения

Для архивного хранения официальных бумаг используют конкретный способ систематизации документации на производстве. Он помогает соблюдать действующие нормативно-правовые нормы в соответствии с законодательством. Целью этого является исключение потери важных сведений.

По истечении установленного времени хранения бумаг в архиве ответственное лицо осуществляет уничтожение официальных бумаг, а после создает акт о ликвидации.

Помимо этого, существуют документы с неограниченным периодом времени хранения. Для них производят процедуру фондирования. Это разделение бумаг в архивном делопроизводстве по различным фондам и коллекциям.

Правила оформления документов

Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).

Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.

Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 ГОСТ).

Например, приказ по новым правилам выглядит так:

2.1 Общие понятия

1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа

28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

• хранение документов в офисе;
• сдача документации на внеофисное хранение;
• создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с информационными носителями необходимо соблюдать следующие требования:

1. Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
2. В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
3. В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

• личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
• материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
• бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
• театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
• истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Документационное обеспечение управления

РИО СурГПУ

Пособие разработано в соответствии с требованиями действующих нормативных документов, Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В пособии приведены термины, даны определения, теоретический материал систематизирован и представлен в виде схем, таблиц, формуляров, что значительно облегчает усвоение материала. Каждый раздел пособия завершается вопросами и заданиями для самостоятельного контроля. Адресовано студентам направления «Документоведение и архивоведение», может быть использовано студентами различных направлений, обучающимся по программам высшего и среднего профессионального образования, изучающими делопроизводство, а также оказать практическую помощь широкому кругу специалистов при составлении документов.

Предпросмотр: Документационное обеспечение управления.pdf (0,8 Мб)

Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении

Издательство Прометей: М.

Учебное пособие предназначено для обучающихся по программе менеджмент в образовании, а также для слушателей системы дополнительного образования, переподготовки и повышения квалификации руководителей и специалистов
дошкольных образовательных учреждений. Представленный в систематизированном виде материал позволяет сориентироваться в нормативных документах и справочных источниках, направленных на организацию делопроизводства в образовательных учреждениях. Учебное пособие будет полезно для действующих руководителей дошкольных учреждений.

Предпросмотр: Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении. Учебное пособие.pdf (0,2 Мб)

Делопроизводство в кадровой службе

ЮНИТИ-ДАНА: М.

Рассматриваются система управления персоналом, включая организационную структуру, кадровое обеспечение и организацию кадрового делопроизводства, процедуры проведения и оформления результатов оценки персонала, организация документооборота и подготовка дел службы кадров к архивному хранению, подробно излагаются общие вопросы документирования управленческой деятельности — регулирование создания и правила оформления управленческих документов, их виды и требования к содержанию и стилю изложения документов, особо выделены состав и виды кадровых документов, приводится порядок подготовки приказов по личному составу, ведения личных карточек, трудовых книжек и личных дел работников, дается информация о современных способах и технике создания документов. Отдельные главы посвящены документационному оформлению движения личного состава организации (прием и увольнение работников, перевод на другую работу, командирование, предоставление отпусков).

Предпросмотр: Делопроизводство в кадровой службе. Учебник. Гриф УМО. Гриф УМЦ Профессиональный учебник.pdf (0,1 Мб)

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорДругоеИскусство. Культура. ФилологияКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации;
• код структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• количество листов;
• даты дела;
• архивный шифр дела;
• срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Формы учетных документов архива

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
2. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
3. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
4. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
5. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения
6. Форма описи электронных документов постоянного хранения
7. Форма листа фонда
8. Форма номенклатуры дел организации
9. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
10. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
11. Форма листа-заверителя дела
12. Форма внутренней описи документов дела
13. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
14. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично-му составу структурного подразделения организации
15. Форма итоговой записи и заверительной надписи
16. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
17. Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
18. Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
19. Примерная форма карточки пофондового топографического указателя
20. Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
21. Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)
22. Форма акта о выдаче дел во временное пользование
23. Форма титульного листа книги выдачи документов
24. Форма книги выдачи дел из хранилища
25. Форма листа использования документов
26. Форма карты-заместителя дела
27. Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
28. Форма титульного листа описи особо ценных дел
29. Форма описи особо ценных дел
30. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
31. Форма титульного листа списка фондов
32. Форма списка фондов
33. Форма титульного листа реестра описей
34. Форма реестра описей
35. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
36. Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
37. Форма титульного листа страхового фонда
38. Форма описи страхового фонда
39. Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
40. Форма паспорта архива организации, хранящей документы отраслевого фонда
41. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (лицевая сторона)
42. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)
43. Форма акта миграций и перезаписей ЭД
44. Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
45. Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
46. Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
47. Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
48. Форма акта о неисправимых повреждениях документов
49. Форма акта описания документов личного происхождения
50. Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
51. Форма акта о технических ошибках в учетных документах
52. Форма акта об обнаружении документов
53. Форма архивной справки (образец)
54. Форма карточки пользователя
55. Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
56. Форма годового плана работы архива
57. Форма карточки учета работы с организацией (лицевая сторона)
58. Форма карточки учета работы с организацией (оборотная сторона)
59. Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Направление используют

Спасибо, за интерес к теме «что такое Архивное дело»!

Инструкция

Правила, списки, инструкция по архивному делопроизводству и иные нормативно-правовые бумаги помогают реализовать основной закон. Существуют основные требования по работе архивных структур, которые были созданы в 2002 году.

Стоит отметить, что такие правила не были зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации. В связи с этим на данный момент до сих пор действительны «Основные правила ведомственных архивов» 1986 г.

Наличие этих требований в сфере делопроизводства и архивного дела обусловлено тем, что необходима согласованность в учете, использовании, комплектовании и хранении документов в архивах, в организации всех этих процессов

Основное внимание в требованиях уделено номенклатуре

Итак, алгоритм действий следующий:

• организовать экспертизу ценности бумаг;
• подготовить документы к отправке в архив;
• сформировать дело;
• составить порядок выделения документов к уничтожению;
• отправить дело в архив.

Стоит отметить, что данные требования не распространяются на документацию, работа с которой не регламентирована законом РФ от 21 июля 1993 г. «О государственной тайне».

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорДругоеИскусство. Культура. ФилологияКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература